(SAMEN)WERKEN MET DE GEMEENTE
Hoe je als organisator slim navigeert in het gemeentelijk speelveld
Bij het organiseren van een evenement in de buitenlucht ontkom je er bijna niet aan: werken met de gemeente. Soms moet je daarvoor langs een route vol regels, procedures en gemeentelijke loketten.
En laten we eerlijk zijn; dat voelt soms stroperig, onduidelijk of frustrerend.
Vanuit mijn ervaring binnen een gemeentelijke organisatie weet ik inmiddels beter: achter de schermen wordt er (vaak) hard gewerkt, met veiligheid en zorgvuldigheid als hoogste prioriteit.
In dit artikel krijg je inzicht en tips vanuit vanuit het gemeenteperspectief. Wat gebeurt er bij een vergunningsaanvraag? Waarom duurt het soms zo lang? En vooral: hoe kun je als organisator slim en effectief samenwerken met de gemeente, zonder onnodige vertraging of irritatie?
Deventer Boekenmarkt
De verschillende rollen van de gemeente bij evenementen
Als het aankomt op evenementen kan de gemeente verschillende rollen vervullen. Die rol gaat soms verder dan alleen het verlenen van een vergunning. In bepaalde gevallen kan de gemeente breder meedenken en biedt ze ondersteuning op meerdere fronten.
DE VERGUNNINGVERLENER
Afhankelijk van de omvang van je evenement moet je een evenementenvergunning aanvragen. In sommige gevallen is het maken van een melding voldoende.
De gemeente beoordeelt of jouw evenement binnen de geldende regels past en veilig georganiseerd kan worden. Daarbij wordt onder andere gekeken naar:
- het verwachte aantal bezoekers;
- de impact op verkeer en geluidsniveau;
- de inzet van hulpdiensten en veiligheidspersoneel;
- de inrichting van het terrein (zoals vluchtroutes, podia en tenten);
- milieueffecten en mogelijke overlast voor de omgeving.
Ook als je een evenement op privéterrein of zelfs binnenshuis organiseert, kun je met gemeentelijke regelgeving te maken krijgen. Dit hangt af van de aard van het evenement en verschilt per situatie.
DE FACILITATOR
Soms kan de gemeente bepaalde materialen faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan het uitlenen van dranghekken, hesjes voor verkeersregelaars of afvalbakken. Sommige gemeenten beschikken zelfs over algemene stroomkasten waar evenementenorganisatoren, (gratis of tegen een vergoeding) gebruik van kunnen maken.
Check dit daarom altijd even bij de vergunningverlener en/of de buitendienst, want soms is er meer mogelijk dan je denkt.
Daarnaast kan de gemeente ook een faciliterende rol spelen als het gaat om contacten. Zij heeft goed zicht op wat er speelt in de samenleving, beschikt over een groot netwerk en heeft waardevolle ingangen.
Het kan bijvoorbeeld heel handig zijn om via de gemeente in contact te worden gebracht met lokale verenigingen als je vrijwilligers zoekt. Of met leveranciers. Of potentiële samenwerkingspartners.
DE PROMOTOR
Naast het regelen van alle praktische zaken voor jouw evenement, wil je natuurlijk ook dat er bezoekers komen. Want dáár doe je het uiteindelijk voor, toch?
Als evenementenorganisator krijg je daarom ook te maken met promotie en communicatie. Er zijn veel manieren om bekendheid te geven aan je evenement, zoals via (lokale) kranten en omroepen, sociale media of sandwichborden in de gemeente.
Ook de gemeente kan hierin soms iets voor je betekenen. Sommige gemeenten beschikken over digitale informatieborden aan de rand van het centrum, waarop evenementen onder bepaalde voorwaarden gepromoot kunnen worden. Die voorwaarden verschillen per gemeente, dus check dit tijdig.
Daarnaast is het, afhankelijk van het type evenement, soms mogelijk om aandacht te krijgen via de gemeentelijke kanalen, zoals de website of sociale media. Een eenvoudige manier om je bereik te vergroten.
DE ORGANISATOR
En dan zijn er nog de gemeenten die zélf evenementen organiseren. Denk bijvoorbeeld aan de Tilburgse Kermis of de Dag van Wijchen tijdens de Vierdaagse. Deze gemeenten hebben een eigen organisatieteam dat gemeentelijke evenementen organiseert in opdracht van het college van B&W.
Daarnaast heeft elke gemeente één of meerdere kabinetsmedewerkers (en eventueel bestuursondersteuners) die bijeenkomsten, recepties en officiële gelegenheden organiseren.
Afhankelijk van de gemeente loopt er dus best wat organisatiecapaciteit rond binnen het gemeentehuis. En hoewel je daar als externe evenementenorganisator misschien niet direct iets aan hebt, is het toch handig om te weten wie deze ambtenaren zijn.
Zij beschikken over expertise, een netwerk van leveranciers, korte lijnen binnen het gemeentehuis en vaak ook de nodige creativiteit.
HET IS BETER OM AAN DE VOORKANT GOEDE AFSPRAKEN TE MAKEN, DAN ACHTERAF PUIN RUIMEN
Tips bij vergunningsaanvraag
Het belangrijkste loket is de vergunningverlening van evenementen. Zij zijn de regisseur van het vergunningsproces en de veiligheid. Er is een goede reden waarom de behandeling van een vergunningaanvraag vaak lang duurt. De medewerker die de aanvraag behandelt, is meestal afhankelijk van het advies van collega’s en hulpdiensten. Daarnaast speelt landelijke regelgeving een belangrijke rol in het proces. Dit draait allemaal om één ding: veiligheid.
En precies daar wringt het. Of we het nu leuk vinden of niet: bij veel gemeenten ontbreekt het aan capaciteit om evenementen goed te begeleiden en vergunningen tijdig te verlenen. Onderbezetting is helaas ook bij gemeenten een structureel probleem. Daardoor worden vergunningen soms pas laat of zelfs vlak voor het evenement verleend.
Als een aanvraag bovendien niet volledig is (of er ontbreken documenten), kost dit extra tijd. Soms moet de aanvraag ook nog worden voorgelegd aan de hulpdiensten. En ondertussen komt jouw evenement steeds dichterbij.
Stress aan beide kanten dus.
Zorg dat je goed geïnformeerd bent aan de voorkant van het proces. Bekijk de website van de gemeente en check welke informatie daar beschikbaar is. Vaak vind je er ook voorbeelddocumenten die je nodig hebt voor je vergunningaanvraag.
Let extra goed op bij het aanleveren van tekeningen of situatieschetsen – hier gaat het vaak mis. Controleer welke eisen er gelden voor bestandsformaten en schaal.
Neem contact op met de gemeente: bel, mail of plan een vooroverleg (zeker bij grote evenementen). Dit helpt je niet alleen om het proces beter te begrijpen, maar ook om verwachtingen af te stemmen. Een kennismakingsgesprek, telefonisch of fysiek, is heel normaal. Zo kan de behandelend medewerker ook inschatten hoeveel begeleiding nodig zal zijn. Vooral bij nieuwe of grootschalige evenementen, of als je organisatie nog weinig ervaring heeft, is dit aan te raden.
Meld je evenement bij voorkeur al aan het begin van het jaar aan bij de gemeente. Dit is belangrijk voor de inzet van hulpdiensten en politie. Bovendien kan je event dan worden opgenomen in de gemeentelijke evenementenkalender.
Stel vragen. Weet wat er van je verwacht wordt en trek op tijd aan de bel als iets onduidelijk is.
En ook bij terugkerende evenementen geldt: blijf zorgvuldig. Personeelswisselingen bij de gemeente of hulpdiensten komen regelmatig voor. Nieuwe medewerkers kennen jouw event misschien nog niet, dus ga er niet automatisch van uit dat alles al bekend is.
Vooroordelen
Ambtenaren, gemeentemedewerkers – hoe je ze ook noemt: het zijn gewone werknemers. Ze volgen wetten, regels en procedures zoals van hen gevraagd wordt.
Ze hebben niet de intentie om het jou als organisator lastig te maken. Gelukkig trekken gemeenten tegenwoordig goede professionals aan die écht een verschil willen maken. Het stigma van luie ambtenaren is onterecht en zal (hopelijk) verdwijnen.
De vraag is alleen wanneer.
Zie de gemeente als partner en werk vooral samen. Want dat willen zij ook!
Een goede samenwerking met de gemeente begint bij kennis van het speelveld. Door mijn ervaring als eventmanager en mijn werk binnen gemeenteland weet ik hoe je beleid vertaalt naar praktijk, zonder dat het energie kost of kansen verloren gaan. Of je nu werkt bij een gemeente of een evenement organiseert: ik denk graag mee. Praktisch, creatief en met oog voor het grotere geheel.
Lijkt het je interessant om eens van gedachten te wisselen? Neem gerust contact op.
