ADVISEUR REPRESENTATIE & EVENEMENTEN
In opdracht van de Werkorganisatie Druten Wijchen ondersteunde ik één jaar lang het team Representatie & Evenementen. Mijn rol richtte zich enerzijds op de productie en uitvoering van evenementen, en anderzijds op het aanbrengen van structuur en het doorvoeren van een professionaliseringsslag. Daarnaast dacht ik mee over beleidsmatige vraagstukken op het snijvlak van representatie, veiligheid en publieke ruimte.
Live / adviseur / producer / beleid / gemeente / in opdracht van Werkorganisatie Druten Wijchen
Foto's: Maartje van Zadelhoff & Sandra Langeslag
Jonge militairen lopen door Wijchen tijdens de 4Daagse
Foto: Dick Vogelzang
Adviseur representatie & evenementen
In deze opdracht ondersteunde MvZ Events het college van B&W van zowel de gemeente Druten als de gemeente Wijchen op het gebied van kabinetszaken, representatie en evenementen. De opdracht had twee hoofddoelen:
- De uitvoering van gemeentelijke evenementen
- Het doorvoeren van een professionaliseringsslag binnen het interne team
Evenementenorganisatie & productie
MvZ Events was als projectcoördinator verantwoordelijk voor de volledige productie van verschillende gemeentelijke (publieks)evenementen, zoals de Dag van Wijchen tijdens de 4Daagse en de kermis van Wijchen.
Binnen deze rol lag de nadruk niet alleen op een vlekkeloze uitvoering, maar ook op het verbeteren van de onderlinge samenwerking tussen afdelingen. Door actief te sturen op informatiedeling en afstemming, werd de interne verbinding versterkt en het proces efficiënter.
Beleid & strategie
Naast de organisatorische taken adviseerde MvZ Events ook over beleidsvraagstukken, zoals het maken van een plan van aanpak voor een nieuw evenementenbeleid, rouwprotocol en begeleiden van een aanbestedingsprocedure voor een borreltent tijdens de kermis.
Professionalisering & procesverbetering
Om het team Representatie & Evenementen structureel te versterken, hielp MvZ Events bij:
✔ Het optimaliseren van actiepuntenlijsten en draaiboeken
✔ Het opzetten van een efficiënte overlegstructuur met betrokken afdelingen
✔ Het versterken van de focus op veiligheid en interne afstemming (inclusief een tabletop-oefening)
✔ Budgetbeheer: van het opstellen en bijhouden van begrotingen tot presentatie aan het college
✔ Digitalisering van uitnodigingen en aanmeldprocessen
✔ Het vormgeven van een effectief communicatieplan
✔ Het verbeteren van de samenwerking met partners en leveranciers
Naast de organisatorische taken adviseerde MvZ Events ook over beleidsvraagstukken, zoals het maken van een plan van aanpak voor een nieuw evenementenbeleid en begeleiden van een aanbestedingsprocedure voor een borreltent tijdens de kermis.
Liefhebbers genieten van de kermis in Wijchen
Foto: Dick Vogelzang
Maartje is niet alleen een professionele en servicegerichte eventmanager, maar ook een zeer ervaren professional met wie het uiterst plezierig samenwerken is. Ondanks de strakke deadline van zes weken voor onze tweedaagse conferentie, wist Maartje met gemak om te gaan met de druk en leverde ze uitstekend werk. Haar vermogen om zich in te leven in de wensen van de klant resulteerde in een conferentie van topkwaliteit. Maartje houdt alles nauwlettend in de gaten en laat niets aan het toeval over. Haar toewijding heeft de conferentie tot een groot succes gemaakt.
